タスクを増殖させる「また改めて」
まず、結論から言います。すべてのタスクは「今、ココ」で済ませると考えてください。そうしないと、無自覚にタスクを増やしてしまうからです。 たとえば会議の終わり際に、 「“また改めて”会議室の予約を押さえたら連絡します」 「“また改めて”議事録を共有ファイルに格納しておきます」 と言ってしまうことはありませんか？ これこそが無駄なタスクを無自覚に増やす元凶です。 「改めて会議の日程を連絡する」といった何気ないことであっても、工程を見積もると想像を超える膨大なタスクが待っていることがわかります。 「今、ココ」で日程調整を終わらせないと、このようなタスクが待っています。 工程1：会議のキーマンの日程を確認する（所要時間3分） 工程2：その後、候補となる日程を検討する（所要時間5分） 工程3：日程調整アプリに候補日を記載する（所要時間5分） 工程4：メールで、日程調整アプリのURLを参加予定者に送る（所要時間5分） 工程5：回答がない人への催促のメールを打つ（所要時間5分） 工程6：催促のメールを送る（所要時間1分） 工程7：再度、参加者の可能な日程を確認する（所要時間3分） 工程8：都合の合わない人を確認し、キーマンに相談する（所要時間5分） 工程9：…… …ここでやめておきます。これだけでも、想像以上に工程が多いと思いませんでしたか？ 総合すると30分を超えている可能性すらあります。 このように、仕事を分割することで無自覚にタスクを増やしていることに意識を向けておかねばなりません。
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